סקר הנהלה: מהו, מי צריך אותו, סוגים והליך ביצוע

מהו סקר הנהלה?

סקר הנהלה הוא תהליך שיטתי שבמסגרתו הנהלת הארגון מקיימת "מפגש אסטרטגי"
לשם בחינה של כלל המדדים המרכזיים בתפקוד הארגון.

נהוג לראות בסקר הנהלה מרכיב משמעותי בתהליך הבקרה הפנימית,
והוא מספק עמוד שדרה לפעולות הארגון בתחומי משאבי אנוש, איכות, בטיחות, תפעול, שיווק וכספים.

עקרון מרכזי שעומד בבסיס הסקר הוא הרצון לשפר ולא רק לפקח.

לכן, בסקר הנהלה נעשית לא רק סקירה של מגמות ויעדים, אלא גם ניתוח עמוק של פערים בין המצוי לרצוי,
בחינה של הגורמים לפערים אלו וקבלת החלטות לתיקון, לייעול ולשיפור.

סקר הנהלה משמש ככלי ניהולי רב עוצמה לא רק במטרה לעמוד בדרישות של תקני איכות בינלאומיים או רגולציות,
אלא גם כמסגרת לשיפור מתמיד ומעקב שוטף על הפעילות הארגונית.

הוא מאפשר להנהלה בחינה מקיפה של כל מדדי המפתח, זיהוי בעיות ואתגרים מבעוד מועד והגדרת כיווני הפעולה הבאים.

תהליך זה, כאשר הוא נעשה באופן עקבי וממושמע, מחזק את יכולת הארגון להתייעל,
להגיב במהירות לשינויים בשוק ולספק ערך רב יותר ללקוחות ולעובדים כאחד.

בין אם הארגון קטן, בינוני או גדול, בין אם הוא פועל בתחום התעשייה, השירותים או הטכנולוגיה – סקר הנהלה יכול לשמש
עוגן שמקנה ודאות ניהולית ומצע לשיפור.

מעבר לפן הפורמלי, מומלץ לראות בו הזדמנות לחקירה עצמית וארגונית ולהשקיע בהליך האיסוף, הניתוח, החידוד והיישום.

כך הופך הסקר מכלי פורמלי לכלי ניהולי רב ערך, שתורם לבניית אסטרטגיה מוצלחת ולתרבות ארגונית של למידה מתמדת.

מומלץ לא לשמור את סקר ההנהלה כ"תהליך שנתי" בלבד, אלא לייצר לולאת משוב קצרה ותדירה יותר על בסיס המסקנות שהוצגו.

יש לזכור שסקר הנהלה הוא אמנם נקודת ציון אחת, אבל היא משתלבת במסגרת כוללת של בניית אסטרטגיה ארגונית,
ניהול סיכונים, הקפדה על איכות ושביעות רצון לקוחות.

כך ניתן לוודא שהסקר אכן מייצר אימפקט חיובי מתמשך, והופך את הארגון לאפקטיבי וגמיש יותר,
תוך התמודדות עם האתגרים המודרניים בסביבה העסקית והטכנולוגית המשתנה.

סוגי סקרי הנהלה

סקר הנהלה על פי תקן ISO 9001

זהו הסוג הנפוץ ביותר, ובמסגרתו הארגון מחויב לערוך לפחות אחת לשנה ישיבת סקר הנהלה רשמית.

מטרת הסקר היא לבחון את האפקטיביות של מערכת ניהול האיכות, עמידה ביעדים, תלונות לקוח וממצאי מבדקים (פנימיים וחיצוניים).

בארגונים רבים, סקר הנהלה זה הופך למנוף לשיפור איכות השירות והמוצר, לצד עמידה בתקני איכות בינלאומיים.

סקר הנהלה לתקני ISO נוספים (כגון ISO 14001, ISO 45001 ועוד)

לצורך קבלת הסמכה בתקנים כמו ניהול סביבתי או ניהול בטיחות ובריאות בתעסוקה,
נדרש גם כן לערוך סקר הנהלה לפחות פעם אחת בשנה.

כאן הנושאים הנבחנים הם סביבת העבודה, נהלי בטיחות, מדדים סביבתיים ואנרגטיים, ומחויבות הארגון לאותן מסגרות תקן.

סקר הנהלה אסטרטגי-עסקי

לצד סקרי הנהלה לתקנים מחייבים, יש גם סקרים שמטרתם לעסוק באסטרטגיה רחבה יותר של הארגון.

אלו מפגשים שבהם ההנהלה הבכירה דנה במפת הדרכים האסטרטגית (Roadmap), יעדים ארוכי טווח,
חיזוי מגמות בשוק והיערכות תחרותית.

סקרים אלה מתקיימים לעיתים קרובות יותר – רבעונית או חצי שנתית – ומהווים בסיס לדיונים מעמיקים לגבי דרכי
פעילות ושיפור תהליכים.

סקרי הנהלה ייעודיים (Ad Hoc)

סקרים אלה מתכנסים סביב משבר או שינוי פתאומי (כגון משבר קורונה, שינויים רגולטוריים, השקת מוצר מהפכני בשוק).

הם נועדו לאפשר להנהלה את הגמישות לנתח במהירות את המשבר, לזהות פתרונות אפשריים,
ולהתאים את התוכניות האסטרטגיות בהתאם לצורך המיידי.

מי צריך סקר הנהלה?

ארגונים מסחריים בכל הגדלים

חברות גדולות מחויבות לא אחת לניהול איכות שיטתי במסגרת התקנים השונים, ולכן הן חייבות לערוך סקר הנהלה.

אך גם בארגונים קטנים ובינוניים (SMB) תהליך זה מספק ערך עצום כגון תובנות בנוגע לבעיות איכות,
לכשלים תפעוליים ולצרכי משאבים.

ארגונים ציבוריים וממשלתיים

גם במגזר הציבורי גדל הצורך לבחון עמידה ביעדי שירות לציבור, שימוש בתקציבים בצורה יעילה ויישום של רגולציות שונות.

סקר הנהלה מאפשר ניהול מדיניות ושיפור תהליכים פנימיים, תוך שקיפות ובקרה.

ארגונים ללא מטרות רווח (עמותות ומלכ"רים)

במקרים רבים עמותות מחזיקות במשאבים מצומצמים ותלויות בתרומות, grants ותקציבי מדינה.

סקר הנהלה עוזר לארגון להשיג יעילות ויישום ממוקד של מטרות, תוך בקרה על הוצאות ותוצאות חברתיות.

סטארט-אפים בתחילת דרכם

חברות הזנק צעירות לרוב עמוסות בשינויים, חוסר ודאות וגישה דינאמית לשוק.

סקר הנהלה יכול לעזור ליזמים להבין את האתגרים העומדים בפניהם ולגבש תוכנית עבודה אסטרטגית מהודקת יותר,
גם אם לא באופן פורמלי כמו בארגונים גדולים.

תהליך ביצוע סקר הנהלה

איסוף נתונים והכנה מקדימה

לפני שמתחילים, נדרש לאסוף את כל המידע הרלוונטי לגורמים החיוניים בארגון: דוחות איכות, מדדי ביצוע, משוב מלקוחות,
ממצאי מבדקים, נתוני פיננסים, תוצאות הערכות סיכונים ועוד.

שלב זה כולל סינון המידע ובחירה בנתונים המשמעותיים ביותר לדיון.

ניתוח ועיבוד הנתונים

לאחר האיסוף, מקובל לבצע עיבוד סטטיסטי או אנליטי של הנתונים, למשל גרפים של מגמות, השוואה ליעדים,
זיהוי דפוסים חוזרים של כשל בתהליך וכדומה.

מידע מנותח היטב מאפשר להנהלה לקבל תמונה בהירה של מצב הארגון.

קביעת סדר יום לסקר

בתיאום בין המחלקות השונות (איכות, תפעול, כספים וכו'), מגדירים סדר יום לדיון.

נושאים כגון:

סקירה כללית של ביצועי הארגון בתקופה האחרונה

עמידה ביעדים וסיכונים שזוהו

ממצאים מטיפול בחריגות, פעולות מתקנות ופעולות מונעות

תכנון משאבים נדרש להמשך

משימות ושינויים עתידיים

קיום הישיבה

הישיבה עצמה מתקיימת בנוכחות ההנהלה הבכירה,
נציגי מחלקות מפתח ולעיתים גורמי בקרה חיצוניים (כגון יועצים או נציגי רגולציה).

כל נושא חשוב נידון תוך שיתוף בממצאים, הצגת אתגרים אפשריים וגיבוש המלצות לפעולה.

קבלת החלטות ותיעוד

אחד ההיבטים החשובים ביותר בסקר הנהלה הוא שלב ההחלטות המעשיות.

הנהלת הארגון צריכה לקבוע אילו פעולות ננקטות כדי לשפר או לתקן תהליכים, כיצד יוקצו משאבים,
ומהן אבני הדרך למדידה עתידית.

את החלטות הסקר מתעדים היטב, ומייצרים תוכנית ביצוע עם לוחות זמנים ואחריויות ברורות.

מעקב ובקרה

לאחר הסקר, חשוב להקים מנגנון מעקב אחר יישום ההחלטות.

לעיתים קובעים ישיבות ביניים או מצביעים על אחראים לכל משימה.

כך, הסקר אינו מסתיים במצגת מרשימה אלא הופך לכלי ניהולי אמיתי המניע תהליכי שינוי ושיפור.

שאלות ותשובות בנושא סקר הנהלה

ש: כיצד משפרים את היעילות של סקר הנהלה, כך שלא יהיה רק "ישיבה פורמלית" אלא אכן יניב תוצאות?

ת: מיקוד בתועלת הארגונית הוא המפתח. ראשית, הכינו מראש מדדים ברורים שניתן להעריך במונחים כמותיים
(למשל ירידה באחוז הפסילות או בשיעור תלונות הלקוחות).

שנית, הקפידו על הגדרת פעולות מתקנות עם לוחות זמנים ואחריות ברורה.

לבסוף, שמרו על מנגנון דיווח תקופתי קצר שיהפוך את הדיון בסקר ההנהלה לחלק מתהליך השגרה.

ש: איך משלבים ניהול סיכונים בסקר הנהלה?

ת: חלק אינטגרלי מסקר הנהלה הוא הבחינה של סיכונים והזדמנויות.

תעדו את הסיכונים המרכזיים בארגון (בעיקר בתחום האיכות, האבטחה, הביטחון התעסוקתי או הפיננסי)
וסווגו אותם לפי חומרה והסתברות. במהלך הישיבה,

דונו בתוכניות לצמצום החשיפה לסיכון, בפעולות מנע ובהזדמנויות עסקיות חדשות שיכולות להיווצר דווקא בעת התמודדות עם סיכון.

ש: כיצד משלבים את צוותי העבודה בדרגי הביניים בסקר הנהלה?

ת: מומלץ לשתף את מנהלי הביניים בתהליך האיסוף והניתוח של הנתונים, כך שמנהלים אלה יספקו תובנות ממקור ראשון.

הם יכולים להשתתף בחלק מהישיבות, או לעבור על דו"חות וממצאים לפני הישיבה ולהביא איתם נקודות כואבות או רעיונות לשיפור.

שיתוף רחב יותר מגביר את המוטיבציה ליישם את ההחלטות שיוצאות מהסקר.

ש: האם קיים הבדל בין סקר הנהלה עבור ארגון קטן לעומת ארגון גדול?

ת: בהחלט. בארגון קטן יש לעיתים פחות תהליכים פורמליים, וניתן לקיים סקר הנהלה זריז יותר ולעיתים קרובות יותר (אחת לרבעון למשל).

בארגונים גדולים התהליך מורכב יותר, הוא מערב מספר רב של בעלי עניין ומצריך זמן רב יותר לאיסוף נתונים ולעיבוד.

העקרונות הבסיסיים – סקירה שיטתית, מעקב אחר מדדים ועידוד שיפור מתמיד – נותרים זהים.

ש: עד כמה חשוב לערוך סקר הנהלה גם אם הארגון אינו מחויב תקנית?

ת: סקר הנהלה מבוסס על תפיסה של שיפור מתמיד ובקרה שוטפת, ולכן הוא רלוונטי לכל ארגון שרוצה לגדול ולהתפתח באפקטיביות.

גם אם אין חובה רגולטורית או הסמכת ISO, עצם עריכת סקר הנהלה מאפשרת מבט רחב ומעמיק בראייה אסטרטגית,
ניהול סיכונים ושיפור תהליכים.

ש: מהם האתגרים העיקריים ביישום החלטות מסקר הנהלה?

ת: אחד האתגרים הגדולים הוא "התנגדות לשינוי" בתוך הארגון – עובדים ומנהלים מורגלים בשגרה מסוימת.

אתגר נוסף הוא חלוקת משאבים נכונה. פעמים רבות, הארגון חש שצריך להשקיע זמן וכסף לפיתוח, אבל לא תמיד המשאבים קיימים או מוקצים כראוי.

פתרון אפשרי הוא לייצר תוכניות יישום הדרגתיות, לקבל תמיכה מהנהלה בכירה ולהקצות אחראים בולטים לכל משימה.

מחפש שירות סקר הנהלה? פנה עכשיו!