ייעוץ ארגוני לעמותות: למי הוא מתאים ומהם היתרונות?

מהו ייעוץ ארגוני לעמותות?

ייעוץ ארגוני הוא תחום מקצועי המתמקד בשיפור וייעול הפעילות הארגונית של ארגונים מכל הסוגים,
כולל חברות עסקיות, מוסדות ממשלתיים ועמותות ללא מטרות רווח.

הייעוץ משלב מגוון מתודולוגיות וכלים מתחומים שונים – פסיכולוגיה ארגונית, ניהול, משאבי אנוש, אסטרטגיה,
שיווק, מיתוג ועוד במטרה לסייע לארגון להשיג את יעדיו בצורה אפקטיבית וברת-קיימא.

כאשר אנו מדברים על ייעוץ ארגוני לעמותות, המדובר ביישום של שיטות וגישות ייעוץ המותאמות באופן ספציפי
למאפיינים הייחודיים של ארגונים הפועלים ללא כוונת רווח.

העמותות מתמודדות עם אתגרים שונים מאשר חברות מסחריות, הן תלויות בעיקר בתרומות, מענקים,
תמיכות ממשלתיות והכנסות מפעילויות חברתיות, במקום במכירת מוצרים או שירותים מסחריים.

הן מבוססות לעיתים קרובות על עבודת מתנדבים והן נדרשות לעמוד בסטנדרטים של שקיפות ציבורית גבוהה.

מדוע ייעוץ ארגוני לעמותות חשוב?

הגדרת מטרות וייעוד: 

עמותות צריכות להגדיר בבירור את החזון והייעוד שלהן, לצד יעדים כמותיים ואיכותיים.

הייעוץ הארגוני עוזר להגדיר מטרות מציאותיות, לתעדף משימות ולמדוד התקדמות לאורך זמן.

ניהול משאבים אפקטיבי: 

מכיוון שעמותות לרוב פועלות במסגרת משאבים מוגבלים הן כספיים והן אנושיים,
חשוב לנהל משאבים אלה ביעילות מרבית.

ייעוץ ארגוני מסייע בהתאמת מבנה ארגוני,
הגדרת תפקידים חכמה וגיבוש תהליכי עבודה יעילים החוסכים זמן ועלויות.

מיתוג ושיווק חברתי: 

בניגוד לעסקים פרטיים, עמותות שואפות לגייס מתנדבים, תורמים ותומכים.

ייעוץ ארגוני מסייע בבניית אסטרטגיית מיתוג ושיווק חברתית,
הפונה אל קהל היעד הרלוונטי ומשקפת את הערכים החברתיים של העמותה.

התמודדות עם שחיקה ושימור עובדים ומתנדבים: 

בעמותות המתבססות במידה רבה על אנשי מקצוע יחד עם מתנדבים, הסיכון לשחיקה הוא גבוה.

הייעוץ הארגוני מציע מודלים לשימור, להדרכה ולהנעה מוטיבציונית,
ובכך מפחית את תופעת השחיקה ומחזק את תחושת השייכות.

אסטרטגיה וצמיחה ארוכת טווח: 

פעמים רבות עמותות נפגשות עם אתגרים גדולים בכל הקשור לצמיחה ולפיתוח יוזמות חדשות.

ייעוץ ארגוני מספק תשתית לתכנון אסטרטגי ארוך טווח ולבניית תוכניות עבודה ריאליות ברמה שנתית או רב-שנתית.

מי זקוק לייעוץ ארגוני לעמותות?

עמותות בתחילת דרכן: 

ארגונים צעירים מתקשים בבניית מבנה ארגוני יעיל, הגדרת תפקידים או מתן מענה לצרכים השונים של הקהילה.

ייעוץ ארגוני יכול לסייע בהנחת בסיס יציב ובבניית אסטרטגיות לטווח ארוך.

עמותות ותיקות הנמצאות בהליך שינוי: 

עמותות ותיקות מוצאות עצמן בצמתי החלטה קריטיים כמו מעבר למודל מימון אחר,
התמודדות עם תחרות גוברת על תרומות, או שינוי במדיניות ממשלתית.

ייעוץ ארגוני מעניק ראייה מקצועית מבחוץ ומשפר את יכולת הארגון להסתגל.

עמותות הסובלות מקיפאון או מחלוקות פנימיות: 

במקרים בהם העמותה סובלת מקונפליקטים בין חברי הצוות, בעיות בהגדרת תפקידים או חסמים של תקשורת,
ייעוץ ארגוני יכול לספק תהליך תיווך ושיפור תרבות ארגונית.

עמותות המעוניינות להתרחב או לגוון פעילות: 

כאשר העמותה שואפת להרחיב את תחומי הפעילות, לפתח שירותים או פרויקטים חדשים, נדרש לכך תכנון מדויק ועדכני.

ייעוץ ארגוני יכול להנחות בתהליכי פיתוח עסקי (Business Development) חברתי ולסייע בהשגת מטרות רחבות יותר.

כיצד מתנהל תהליך ייעוץ ארגוני לעמותות?

להלן השלבים העיקריים המאפיינים תהליך ייעוץ ארגוני לעמותה:

אבחון (Diagnosis)

בשלב זה היועץ הארגוני לומד את העמותה לעומק: חזון, פעילות שוטפת, מבנה ארגוני, חברי ההנהלה, תרבות הארגון,
תקציבים ומשאבים, תהליכי קבלת החלטות ותקשורת פנימית.

אבחון זה מספק תמונה כוללת של הנקודות החזקות והחלשות בארגון, ומהווה בסיס להגדרת היעדים.

הגדרת מטרות ויעדים (Goal Setting)

בשיתוף פעולה בין הנהלת העמותה ליועץ, מגדירים מהם תחומי ההתערבות המרכזיים ומה רוצים להשיג.

לדוגמה: שיפור מבנה ארגוני, הדרכת הנהלה וצוות, הקמת מערך גיוס תרומות חדש, או עיצוב תהליך אסטרטגי.

בניית תוכנית פעולה (Action Plan)

לאחר שהיעדים ברורים, בונים תוכנית פעולה מפורטת הכוללת משימות, לוחות זמנים, דרכי מדידה ובקרה,
ואחראים לכל שלב.

תוכנית זו משקפת גם את מהלך העבודה מול בעלי עניין חיצוניים ופנימיים (מתנדבים, חברי דירקטוריון, תורמים ועוד).

ביצוע וליווי (Implementation and Support)

היועץ הארגוני מלווה את הנהלת העמותה והצוותים בשלבי היישום, מדריך בשטח ומסייע בפתרון בעיות שעולות.

בשלב זה מתרחשת גם הטמעה של שינויים תרבותיים, ארגוניים ופרוצדורליים.

הערכה ומשוב (Evaluation)

בתום התהליך או בשלבי ביניים מוגדרים, מתבצע מדידת תוצאות והערכת ההישגים ביחס ליעדים.

בהתאם לתוצאות ההערכה, ניתן לבצע התאמות ושיפורים נוספים, ואף להמשיך לליווי ארוך טווח במקרה הצורך.

נושאים מרכזיים בתהליך הייעוץ

התאמת מבנה ארגוני: 

אחד הנושאים העיקריים הוא לעזור לעמותה להגדיר ולבנות מבנה ארגוני נכון,
בהתאם לגודל הארגון ולתוכניותיו העתידיות.

פיתוח מנהיגות והדרכה: 

כיועץ ארגוני, יש דגש על פיתוח כישורי מנהיגות לבעלי תפקידים בכירים,
וכמו כן הכשרה של ממלאי תפקידים בדרגי ביניים ובשטח.

תרבות ארגונית ושיתוף עובדים ומתנדבים: 

בתרבות ארגונית בריאה יש ערכים משותפים, עבודת צוות, תקשורת פתוחה ושקופה, תהליכי למידה והערכה עצמית.

אלה הם גורמים קריטיים בעמותה אשר פועלת למען מטרות חברתיות.

ניהול פרויקטים ושיפור תהליכים: 

עמותות עוסקות לעיתים קרובות בניהול מספר פרויקטים בו-זמנית, לכל אחד מהם תורמים, מתנדבים ולקוחות שונים.

ייעוץ ארגוני מסייע בהבנייה של תהליכי עבודה מסודרים, הקצאת משאבים מיטבית ויצירת מנגנוני בקרה ובדיקה מתמידים.

גיוס משאבים ושותפויות: 

מאחר ועמותות נשענות על תרומות, מענקים ושותפויות עם גופים שונים,
ייעוץ ארגוני כולל לעיתים קרובות ליווי בבניית תכנית אסטרטגית לגיוס משאבים, פיתוח רשתות קשר (Networking),
והצגת סיפורי הצלחה.

שאלות ותשובות בנושא ייעוץ ארגוני לעמותות

ש: האם כדאי לשלב יועצים ארגוניים חיצוניים בעבודת ההנהלה השוטפת, או להעסיק יועץ פנים ארגוני במשרה מלאה?

ת: התשובה תלויה במשאבי העמותה ובצרכים שלה.

לעיתים קרובות, עמותות בוחרות ביועץ חיצוני על בסיס פרויקטלי או תקופתי, כיוון שהדבר מאפשר נקודת מבט עצמאית וחיסכון בעלויות
הקשורות להעסקה קבועה.

בעמותות גדולות או בכאלו המבצעות שינוי מערכתי ארוך טווח, יועץ פנים ארגוני מאפשר זמינות גבוהה, היכרות עמוקה
עם הארגון ומענה מהיר לבעיות.

במקרים רבים, השילוב האופטימלי הוא להיעזר ביועץ חיצוני לפרויקטים מורכבים או קצרים,
במקביל להקמת יחידת פיתוח ארגוני פנימית שתשמר את הידע ותעמיק את השינוי.

ש: כיצד ניתן להבטיח שמנהיגות העמותה תאמץ את השינויים המוצעים ולא תיצור התנגדות פנימית?

ת: התנגדות היא חלק טבעי מכל תהליך שינוי.

אחד המפתחות להצלחה הוא שיתוף ושקיפות בתהליך, החל משלב האבחון והגדרת היעדים,
דרך יצירת פורומים לדיון פנימי והעברת מסרים בהירים לכלל חברי הארגון.

מעורבות ההנהלה הבכירה בשינוי, דוגמה אישית ויצירת "קואליציית שינוי" בתוך העמותה מאפשרים להגביר מוטיבציה
ולהתמודד עם חששות.

חשוב להציג “ניצחונות קטנים” כבר בשלבים הראשונים כדי להמחיש את הערך בתהליך.

ש: אילו כלים קיימים למדידת הצלחה של תהליך ייעוץ ארגוני בעמותה?

ת: הכלים העיקריים הם מדדי ביצועים (KPI) המותאמים ליעדים שנקבעו.

למשל, מדדי שביעות רצון עובדים ומתנדבים, גידול בהיקפי התרומות, שיפור בתהליכי עבודה (כמו קיצור זמני טיפול בבקשות סיוע),
או הגדלת מספר השותפויות עם גופים חיצוניים.

מדידה כמותית ואיכותנית צריכה להתבצע בשלבים מוגדרים ולקבל ביטוי בדוחות סיכום לצורך למידה מתמשכת.

ש: מה המקום של טכנולוגיה וכלי דיגיטל בתהליך הייעוץ הארגוני בעמותות?

ת: בעידן הנוכחי, הטכנולוגיה היא גורם מפתח בייעול ושיפור פעילויות של עמותות.

יועצים ארגוניים בוחנים כיום גם את התשתית הדיגיטלית, כגון כלים לניהול קשרי תורמים (CRM),
מערכות לניהול פרויקטים ובסיסי נתונים.

שילוב נכון של טכנולוגיה יכול לחסוך משאבים ולשפר את רמת השירות לציבור ואת היכולת לנתח ולשפר ביצועים לאורך זמן.

חשוב ללוות הטמעה טכנולוגית בתוכנית הדרכה מתאימה ולהקצות משאבים לתמיכה ועדכונים שוטפים.

מחפש ייעוץ ארגוני לעמותות? פנה עכשיו!